Một kế hoạch đào tạo toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng bằng việc tạo ra đội ngũ nhân sự tinh nhuệ và đồng đều về năng lực. Tuy nhiên, để lập kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp là một nhiệm vụ không hề dễ dàng. Trong bài viết này, Hachium sẽ chỉ ra cách xây dựng một kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp.
Mục lục bài viết:
1. Tầm quan trọng của kế hoạch đào tạo
Theo Aaron De Smet, Monica Mcgurk và Elizabeth Schwartz – McKinsey&Company, rất nhiều công ty trên thế giới chi tới 100 tỷ USD/ năm cho việc đào tạo nội bộ nhân viên để cải thiện năng suất làm việc. Theo đó, các nội dung được đào tạo chủ yếu liên quan đến: kỹ năng giao tiếp, kỹ thuật bán hàng, cách thức quản lý thời gian và tăng hiệu suất công việc,… Trong bài nghiên cứu của Bersin by Deloitte, doanh nghiệp có văn hóa đào tạo mạnh mẽ và kế hoạch phát triển nhân sự bài bản sẽ hoạt động hiệu quả hơn, cụ thể:
- 46% doanh nghiệp đã nâng cao cơ hội tiên phong trong thị trường
- 37% doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc
- 58% doanh nghiệp tăng khả năng đáp ứng nhu cầu trong tương lai
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch đào tạo
Như vậy có thể thấy, các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng đều quan tâm đến việc xây dựng cho doanh nghiệp của mình một kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, trong một cuộc khảo sát gần đây của McKinsey, chỉ có một phần tư số người được hỏi cho biết rằng các chương trình đào tạo của họ thật sự cải thiện hiệu quả kinh doanh. Vậy cần phải xây dựng một kế hoạch đào tạo như thế nào thì mới đem lại được hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp?
2. Các bước lập kế hoạch đào tạo
2.1. Phân tích nhu cầu đào tạo – TNA (Training Needs Analysis)
Một TNA cơ bản bao gồm 3 thành phần: Phân tích tổ chức/chiến lược, phân tích chức năng/nhiệm vụ và phân tích cá nhân. Người phụ trách kế hoạch đào tạo sẽ căn cứ vào 3 nhu cầu trên kết hợp với mức độ ưu tiên của doanh nghiệp trong từng giai đoạn để đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp.
Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) trước khi lập kế hoạch
2.2. Xây dựng kế hoạch đào tạo và tổ chức thực hiện (Training Plan)
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo
Một kế hoạch đào tạo càng cụ thể thì tỉ lệ thành công của khóa đào tạo càng cao. Sau khi kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt, nhân viên phụ trách đào tạo lên kế hoạch cụ thể để tiến hành tổ chức đào tạo theo các bước như sau:
Bước 1: Trong bước này, người phụ trách phải đưa ra một bản thảo chi tiết về kế hoạch chương trình đào tạo. Bản thảo phải thật cụ thể để trình lên cho Trưởng Bộ phận nhân sự và Tổng Giám đốc xét duyệt.
- Xác định mục tiêu đào tạo
- Tìm hiểu, xác định đối tượng đào tạo
- Sơ phác chương trình đào tạo
- Chọn giảng viên và thống nhất nội dung, phương pháp, thời lượng của chương trình đào tạo và địa điểm đào tạo
- Dự kiến chi phí đào tạo
- Lập đề xuất trình Trưởng Bộ phận Nhân sự và Tổng Giám đốc xét duyệt để tiến hành thực hiện. Tùy theo nội dung đào tạo, các bước trên có thể thay đổi thứ tự hoặc giản lược để phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty.
Bước 2: Sau khi bản kế hoạch đã được Trưởng Bộ phận Nhân sự và Tổng Giám đốc xét duyệt, nhân viên phụ trách đào tạo có trách nhiệm thực hiện chương trình đào tạo từ khâu lên thời khóa biểu cho đến khi khóa đào tạo được hoàn thành.
- Lên thời biểu đào tạo
- Dự thảo và đề xuất ký hợp đồng đào tạo (nếu có)
- Ra thông báo
- Lập danh sách chính thức trình Tổng Giám đốc duyệt
- Tiến hành thực hiện khóa đào tạo
- Thanh toán học phí (học phí chỉ được thanh toán khi có hóa đơn tài chính hoặc biên lai thu phí do Tổng cục thuế phát hành hoặc hợp đồng đào tạo cá nhân nhưng phải có sự chấp thuận của Tổng Giám đốc)
2.3. Đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo
Đây là bước cuối cùng và là bước vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch đào tạo. Cần thu thập ý kiến của nhân viên để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của chương trình để từ đó rút kinh nghiệm cho những chương trình đào tạo sau này. Các doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả đào tạo bằng Mô hình KirkPatrick gồm 4 cấp độ như sau:
- Phản ứng (Reaction): Nhận biết các phản ứng của học viên ngay sau khóa học về việc giảng dạy.
- Học hỏi (Learning): Kiểm tra kiến thức/ kỹ năng của học viên tiếp thu ngay sau khóa học.
- Hành vi (Behaviour): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả công việc của học viên.
- Kết quả (Result): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Đánh giá hiệu quả đào tạo bằng mô hình KirkPatrick
3. Bộ công cụ lập kế hoạch đào tạo
3.1. Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo
Mỗi nhân viên trong công ty đều có thể mong muốn được đào tạo về những lĩnh vực khác nhau. Do vậy, việc khảo sát trước nhu cầu được đào tạo của nhân viên là nhiệm vụ hàng đầu cần phải thực hiện khi muốn lập kế hoạch đào tạo hoàn chỉnh.
Mẫu lập kế hoạch đào tạo (Nguồn: Học viện quản trị HRD Academy)
3.2. Mối quan tâm của các bên
Các cấp, phòng ban trong doanh nghiệp đều có những mối quan tâm đến quá trình lập kế hoạch này. Nhiệm vụ của họ là phải phân tích xem có thực sự cần thiết phải tổ chức chương trình đào tạo hay không và nếu có thì phải thực hiện như thế nào mới mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp?
Mối quan tâm từ các bên trong doanh nghiệp về phân tích nhu cầu đào tạo (Nguồn: Học viện quản trị HRD Academy)
3.3. Bộ câu hỏi phỏng vấn và ma trận ưu tiên
Việc tham khảo ý kiến từ các phòng ban, các cấp quản lý hay từ những cá nhân nhân viên giúp chương trình đao tạo trở nên thiết thực và giải quyết được vấn đề hiện tại của chính doạnh nghiệp. Khi đã thu thập được ý kiến, cần phải phân loại chúng vào ma trận ưu tiên để thấy vấn đề nào cần được giải quyết trước nhất.
Bộ câu hỏi phỏng vấn về nhu cầu đào tạo cho các bên (Nguồn: Học viện quản trị HRD Academy)
Ma trận ưu tiên (Nguồn: Học viện quản trị HRD Academy)
Sau khi có kết quả phân tích, Phòng L&D cần hoạch định chương trình đào tạo năm dựa trên 4 thứ tự ưu tiên trên. Dựa vào nguồn lực & chiến lược của đơn vị, Phòng L&D sẽ lập kế hoạch đào tạo.
3.4. Mẫu lập kế hoạch đào tạo
Một mẫu kế hoạch đào tạo trình bày chi tiết những thông tin về khóa đào tạo của doanh nghiệp sau khi bản kế hoạch đào tạo đã được thông qua. Nhờ có mẫu kế hoạch đào tạo này, nhân viên có thể dễ dàng theo dõi tham gia chương trình đào tạo. Người phụ trách cần nhớ rằng một mẫu kế hoạch đào tạo càng cụ thể càng tốt.
Mẫu lập kế hoạch đào tạo chuẩn cho doanh nghiệp (Nguồn: Học viện quản trị HRD Academy)
Phân loại các mẫu kế hoạch được sử dụng
Có 2 cách để phân loại các mẫu kế hoạch được sử dụng: Dựa vào cấp bậc nhân viên và dựa vào thời gian.
- Dựa vào cấp bậc nhân viên
- Đào tạo lãnh đạo: Được các công ty cổ phần hoặc công ty TNHH sử dụng để đào tạo thế hệ thừa kế của cấp lãnh đạo.
- Đào tạo chuyên viên: Nâng cao nghiệp vụ của nhân viên, để xét tăng lương và phân công thêm nhiệm vụ sau kỳ đào tạo.
- Đào tạo nhân viên mới: Giúp nhân viên mới làm quen công việc và hòa nhập nhanh với môi trường công ty.
- Dựa vào thời gian đào tạo
- Đào tạo ngắn hạn: Đào tạo theo kế hoạch trong khoảng thời gian vài ngày.
- Đào tạo dài hạn: Đào tạo theo kế hoạch trong khoảng thời gian từ 1 tuần đến vài tháng.
Tạm kết
Xây dựng được một chương trình đào tạo toàn diện là chìa khóa dẫn đến thành công của chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Doanh nghiệp cần biết cách tạo ra đội ngũ nhân lực tinh nhuệ để làm nền tảng mở lối cho sự phát triển của chính mình. Hãy áp dụng các bước Hachium đã đề cập để xây dựng được một kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp.
Sau khi đã lập kế hoạch đào tạo cho nhân sự toàn diện, làm thế nào để có thể biến nó thành một mô hình đào tạo quản trị nội bộ 4.0 để có thể áp dụng lâu dài và hiệu quả cho doanh nghiệp? Hachium chính là giải pháp có thể giải quyết mọi vấn đề đào tạo nội bộ của doanh nghiệp.
Mô hình đào tạo quản trị nội bộ 4.0 của Hachium:
- Dễ dàng sử dụng, tiết kiệm thời gian
- Tăng sự tương tác giữa các cấp nhân viên, quản lý cũng như các phòng ban
- Quản lý mọi quy trình trong doanh nghiệp
- Không tốn kém chi phí, tích hợp sẵn các phương thức thanh toán
