Quy trình đào tạo nhân viên mới có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Công việc này nếu thực hiện tốt sẽ giúp xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao, và tạo động lực để họ gắn bó lâu dài. Vậy cách thực hiện cụ thể như thế nào? Tham khảo bài viết dưới đây và bỏ túi những kiến thức hữu ích!

1. Tại sao cần có quy trình đào tạo nhân viên mới?

Cho dù hoạt động ở lĩnh vực nào đi chăng nữa thì công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên cũng đóng một vai trò rất quan trọng. Đây cũng là một trong những nhiệm vụ cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thực hiện điều này đòi hỏi công ty phải có sự chuẩn bị cẩn thận và chu đáo.

quy trình đào tạo nhân viên mới

Đào tạo nhân viên mới mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

Nếu như nhà tuyển dụng xây dựng cho mình một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả thì sẽ phát huy tối đa năng lực của họ. Đồng thời, nâng cao hiệu quả làm việc, giữ chân nhân viên và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

2. Tiêu chí xác định kế hoạch đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Để xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới, doanh nghiệp cần phải đặt ra nhiều câu hỏi khác nhau nhằm định hướng cụ thể hướng đi. Ngoài ra, phải đảm bảo các tiêu chí sau:

2.1 Định hướng công việc rõ ràng

Mỗi nhân viên khi được tuyển dụng sẽ đảm nhiệm vị trí khác nhau. Bởi vậy, các chuyên gia nhân sự phải hướng dẫn nhân viên mới xác định cụ thể công việc mà mình cần thực hiện.

quy trình đào tạo nhân viên

Doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo nhân viên mới để giúp họ định hướng công việc trong tương lai.

Từ đó, giúp họ tiếp thu nhanh chóng, tăng tốc và phát huy hiệu quả khi làm việc. Nếu như thực hiện được điều này thì thời gian và chi phí cho quá trình đào tạo nhân viên mới sẽ được rút ngắn đáng kể.

2.2 Môi trường và văn hóa doanh nghiệp thân thiện

Xây dựng môi trường và văn hóa doanh nghiệp thân thiện là công việc cần phải làm của các chuyên gia nhân lực. Theo đó, mỗi nhân viên khi mới đến cần phải nắm bắt được lịch sử, văn hóa và giá trị của doanh nghiệp để thích nghi nhanh chóng và hòa nhập.

Bên cạnh đó, giới thiệu về mọi người với nhân viên mới cũng giúp mang đến tâm lý thoải mái, nhẹ nhàng khi họ mới bắt đầu làm việc. Nếu như làm tốt được điều này, bạn đã góp phần gắn kết và xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp giữa các thế hệ nhân viên với nhau. Từ đó, họ sẽ gắn bó và phát huy tối đa năng lực của mình cho công việc.

kế hoạch đào tạo nhân viên mới

Giới thiệu nhân viên mới đến mọi người trong ngày đầu tiên họ nhận việc.

2.3 Nhân viên mới tiếp thu nhanh và phát huy tốt

Một trong những tiêu chí để xây dựng chương trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả chính là hỗ trợ nhân viên mới tối đa trong ngày đầu tiên. Theo đó, doanh nghiệp cần phải cung cấp dụng cụ cần thiết để phục vụ cho công việc.

Ngoài ra, bạn cần giúp người mới nắm bắt kỹ năng làm việc nhanh chóng, để họ cảm thấy thích thú và xây dựng được kế hoạch phát triển tại công ty. Động lực được tạo ra thì năng suất và doanh số cũng sẽ tăng lên.

chương trình đào tạo nhân viên mới

Nhân viên hòa nhập nhanh, tạo động lực phát triển cho bản thân và công việc.

2.4 Tiết kiệm thời gian cho người hướng dẫn/người quản lý

Quá trình đào tạo và định hướng cho nhân viên mới ngay từ đầu sẽ giúp người quản lý, người hướng dẫn tiết kiệm thời gian tối đa. Sau đó, họ chỉ cần hỗ trợ và giúp đỡ nhân viên trong suốt quá trình thực hiện. Điều này còn hỗ trợ phát huy hiệu quả quản lý qua việc củng cố lại các khái niệm và tiêu chí hoạt động.

3. Quy trình 5 bước đào tạo nhân viên mới

Chương trình đào tạo nhân viên mới sẽ được thực hiện theo một quy trình cụ thể. Dưới đây là 5 bước vô cùng hiệu quả, bạn có thể tham khảo:

3.1 Chuẩn bị môi trường làm việc

Sau khi lựa chọn được những ứng viên tiềm năng, người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp cần gửi mail đến các phòng ban để có sự chuẩn bị chu đáo nhất. Điều này được bắt đầu từ những việc cơ bản như: bàn làm việc, văn phòng phẩm, máy tính, điện thoại, email liên lạc,… và kế hoạch đào tạo nhân viên mới cụ thể.

mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới

Chuẩn bị bàn làm việc cho nhân viên mới.

3.2 On boarding

Môi trường làm việc đã được chuẩn bị đầy đủ, việc chào đón nhân viên mới cũng cần phải có sự chuẩn bị giúp họ thoải mái và dễ dàng hòa nhập. Quá trình này được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như:

  • Tổ chức một buổi chào đón chung cho tất cả nhân viên mới, để họ có cơ hội làm quen giữa nhân viên cũ và mới với nhau.
  • Sắp xếp nhân viên để chào đón và hướng dẫn ngay từ đầu để người mới không thấy bỡ ngỡ.
  • Hướng dẫn vị trí làm việc và các phòng ban chức năng để nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường.
  • Phát triển văn hóa doanh nghiệp bằng sự thân thiện và nhiệt tình.

3.3 Thông tin chung và định hướng nghề nghiệp

Để nhân viên mới nắm bắt được những thông tin chung về công ty cũng như cách quản trị thì các cấp quản lý phải tiếp xúc và hoạch định kế hoạch cho sự phát triển nghề nghiệp của họ trong tương lai. Cụ thể như sau:

  • Tổng quan hoạt động và lịch sử công ty.
  • Mục tiêu hoạt động, các quy định, nguyên tắc, chính sách và bộ máy tổ chức.
  • Quy trình làm việc cụ thể: mô hình và thực tiễn áp dụng.
  • Thông tin liên hệ: email, điện thoại, trang web.

xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới

Cung cấp thông tin về văn hóa, hoạt động của công ty cho người mới.

3.4 Đào tạo kiến thức chuyên môn

Tùy vị trí làm việc khác nhau mà nhân viên mới sẽ được đào tạo các kỹ năng chuyên môn khác nhau. Việc này sẽ giúp họ xây dựng tác phong làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, gia tăng sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận khác, và đạt được kết quả tốt nhất trong kinh doanh.

Dưới đây là một số kiến thức cần phải cung cấp cho nhân viên mới trong quá trình đào tạo:

  • Tổng quan về thị trường, ngành nghề, dịch vụ và sản phẩm trong lĩnh vực hoạt động của công ty.
  • Những kiến thức cơ bản về vị trí làm việc của nhân viên mới.
  • Nội dung của công việc và những đặc trưng riêng của từng vị trí.
  • Những kiến thức nâng cao cần phải có hoặc được đào tạo tại doanh nghiệp.
  • Một số kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp, thuyết phục khách hàng, kỹ năng làm việc nhóm,…

3.5 Đánh giá kế hoạch đào tạo nhân viên mới

Sau khi đã kết thúc quá trình đào tạo, nhà quản lý cần phải có một buổi nói chuyện thân thiện và cởi mở với nhân viên. Đồng thời, lắng nghe những suy nghĩ, tiếp thu các ý kiến đóng góp để đánh giá khả năng tiếp nhận của họ như thế nào.

quy trình training nhân viên mới

Đánh giá quy trình đào tạo thông qua buổi trò chuyện với nhân viên.

Ngoài ra, việc đánh giá này cũng sẽ giúp cho công ty có được cái nhìn tổng quát nhất về năng lực của người mới. Từ đó sẽ xây dựng hướng đi, hướng phát triển về nghề nghiệp dựa trên những yêu cầu, nguyện vọng của nhân viên. Hơn nữa, công việc này cũng giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn quy trình đào tạo nhân viên mới của mình.

4. Các lưu ý trong triển khai chương trình đào tạo nhân viên mới

Để đạt được hiệu quả cao nhất khi thực hiện quy trình đào tạo nhân viên mới thì doanh nghiệp cần phải nắm được một số lưu ý và trả lời được những câu hỏi như sau:

  • Nhân viên mới cần biết những gì liên quan đến môi trường làm việc tại doanh nghiệp để giúp họ thoải mái ngay trong ngày đầu làm việc?
  • Doanh nghiệp muốn tạo ấn tượng đầu tiên như thế nào cho nhân viên mới để tác động tới họ?
  • Các quy định, chính sách gì cần phổ biến để nhân viên mới ghi nhớ và không phạm lỗi?
  • Cần phải cung cấp những dụng cụ hay thiết bị nào cho nhân viên mới để họ cảm thấy an toàn và thoải mái?
  • Doanh nghiệp mang đến những trải nghiệm tích cực nào cho nhân viên trong ngày đầu đi làm?
  • Người hướng dẫn/quản lý có thể hướng dẫn cho họ ngay từ ngày đầu hay không? Họ đảm nhiệm trọng trách truyền đạt thông điệp tốt nhất cho nhân viên mới tốt không? Và người hướng dẫn có thể tạo nên cầu nối gắn kết giữa các nhân viên như thế nào?

Quy trình đào tạo nhân viên mới có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần phải dựa trên các tiêu chí khác nhau cũng như đảm bảo được các yêu cầu cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất. Hy vọng những thông tin từ bài viết trên đây đã giúp bạn bỏ túi những kiến thức hữu ích về vấn đề này.