Đối với doanh nghiệp, việc đào tạo nâng cao tay nghề và chuyên môn của nhân viên có vai trò rất quan trọng, bởi nó quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp trong tương lai. Vậy quy trình đào tạo chung cho các doanh nghiệp như thế nào, bao gồm những nội dung gì, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

quy trình đào tạo doanh nghiệp

Quy trình đào tạo nhân viên chuyên nghiệp sẽ góp phần thúc đầy sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai

1. Tổng quan chung về quy trình đào tạo

1.1 Mục đích

  • Cập nhật cho nhân viên nguồn kiến thức mới để áp dụng hiệu quả trong công việc, nhất là khi doanh nghiệp áp dụng các kỹ thuật, công nghệ mới.
  • Bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý cận kề, giúp họ có kỹ năng cần thiết phục vụ cho công việc và nắm bắt các cơ hội thăng tiến.
  • Động viên, khuyến khích nhân viên. Đáp ứng các nhu cầu để thúc đẩy sự phát triển của nhân viên.
  • Quy trình đào tạo góp phần cải thiện, nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn của nhân viên. Từ đó, đáp ứng tốt các yêu cầu ngày càng cao của công việc, hướng đến kế hoạch phát triển dài hạn của doanh nghiệp trong tương lai.

1.2 Phạm vi áp dụng

Quy trình đào tạo được áp dụng cho toàn thể cán bộ, công nhân viên thuộc các ban ngành trong doanh nghiệp.

1.3 Tài liệu sử dụng

  • Nội quy lớp học.
  • Quy trình tuyển dụng.
  • Quy chế đào tạo.

1.4 Trách nhiệm của người đào tạo

  • Những người chịu trách nhiệm đào tạo cần phải tuân thủ việc đào tạo theo đúng quy trình có sẵn.
  • Các bộ phận và các phòng ban cử nhân viên tham gia vào khóa học đào tạo cần hoàn thành đầy đủ thủ tục được yêu cầu trong quy trình.

quy trình đào tạo trong doanh nghiệp

Người tham gia giảng dạy phải tuân thủ theo quy trình đào tạo có sẵn

1.5 Giải thích các ký tự viết tắt

  • KHĐT: Kế hoạch đào tạo.
  • PĐGKH: Phiếu đánh giá khóa học.
  • NCĐT: Nhu cầu đào tạo.
  • PĐNĐT: Phiếu đề nghị đào tạo.
  • Ban TGĐ: Ban Tổng Giám Đốc.
  • CNV: Công nhân viên.

1.6 Các nội dung cần trình bày

Trong quy trình đào tạo cho doanh nghiệp bao gồm 3 nội dung chính: Trách nhiệm, Tiến trình và Diễn giải được trình bày theo dạng bảng.

2. Diễn giải các bước trong quy trình đào tạo

2.1 Phân tích nhu cầu

Vào thời điểm cuối năm, tổ Đào tạo sẽ phối hợp cùng với các bộ phận trong doanh nghiệp để phân tích về nhu cầu đào tạo, căn cứ vào kế hoạch phát triển chung của công ty và từng bộ phận.

2.2 Lập kế hoạch

  • Kế hoạch đào tạo và huấn luyện nhân viên sẽ được tổ Đào Tạo lập cho những năm tiếp theo, căn cứ vào bảng phân tích về nhu cầu đào tạo đã thực hiện.
  • Khi thực hiện, bản kế hoạch đào tạo có thể bị chỉnh sửa để phù hợp hơn với điều kiện thực tế. Và việc chỉnh sửa này sẽ do tổ Đào Tạo thực hiện cùng với Trưởng Bộ Phận. Hoặc Trưởng Bộ Phận sẽ gửi yêu cầu đào tạo cho nhân viên tới tổ Đào Tạo để xem xét trước khi lập ra một bản kế hoạch đào tạo mới.

quy trình đào tạo cho doanh nghiệp

Tổ Đào Tạo sẽ lập kế hoạch đào tạo, huấn luyện dựa trên bảng phân tích về nhu cầu đào tạo

2.3 Phê duyệt kế hoạch

Đây được xem là một bước rất quan trọng trong quy trình đào tạo. Ở bước này:

  • Tổ Đào Tạo sau khi hoàn thiện kế hoạch đào tạo trong năm sẽ trình lên cho Giám đốc Nhân sự và Ban TGĐ để thực hiện phê duyệt.
  • Trong trường hợp một bộ phận nào đó của doanh nghiệp có yêu cầu về đào tạo nhân sự đột xuất, thì Trưởng Bộ Phận sẽ làm phiếu đề nghị về nhu cầu đào tạo rồi gửi cho Tổ Đào Tạo. Tổ Đào Tạo tiến hành xem xét, nếu thấy phù hợp sẽ trình lên cho Giám đốc Nhân sự và Ban TGĐ để phê duyệt. Còn nếu thấy không phù hợp sẽ ghi rõ các lý do vào phiếu đề nghị đào tạo và gửi lại cho Trưởng bộ phận.
  • Khi bản kế hoạch đã được cấp trên phê duyệt, toàn bộ nhân viên tham gia quy trình đào tạo cần phải viết Bản Cam Kết Đào Tạo Huấn Luyện để gửi về cho Tổ Đào Tạo. Trong trường hợp khóa học tham gia do nội bộ doanh nghiệp tổ chức, nhân viên tham gia không cần thiết phải viết cam kết thay vào đó sẽ dựa vào các thông báo mà Tổ Đào Tạo đề ra để thực hiện.
  • Bên cạnh đào tạo nhân viên theo kế hoạch, theo yêu cầu đột xuất của từng bộ phận thì Tổ Đào Tạo cũng có thể trình yêu cầu lên Ban TGĐ cử nhân viên của các bộ phận tham gia các khóa học ở bên ngoài, khi có chương trình, khóa học phù hợp với nghiệp vụ chuyên môn của những bộ phận cần được nâng cao.

quy trình đào tạo của doanh nghiệp

Giám đốc nhân sự và Ban TGB chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch đào tạo

2.4. Lựa chọn loại hình đào tạo

2.4.1 Đào tạo nội bộ

  • Đào tạo hội nhập:
    • Sẽ được thực hiện cho toàn thể cán bộ công nhân viên mới vào nhận việc của doanh nghiệp. Mục đích của loại hình đào tạo này là giới thiệu cho nhân viên mới thông tin tổng quát nhất về doanh nghiệp, phổ biến cho họ biết về các chính sách, quy chế, cơ cấu,… của doanh nghiệp.
    • Việc đào tạo hội nhập sẽ do phòng Nhân Sự đảm nhận. Thời gian đào tạo, số lượng nhân viên tham gia,… sẽ có văn bản gửi tới cho phòng ban, bộ phận trước khi diễn ra buổi đào tạo.
  • Đào tạo dựa trên công việc thực tế:
    • Áp dụng khi phòng ban, bộ phận nhận thêm nhân viên mới. Người phụ trách đào tạo có thể là Trưởng bộ phận hoặc những người có khả năng chịu trách nhiệm hướng dẫn về các công việc mà nhân viên mới sẽ đảm nhận sau này.
    • Kết quả của việc đào tạo sẽ thể hiện rõ thông qua hiệu quả làm việc của nhân viên mới. Các tài liệu phục vụ cho việc đào tạo sẽ lưu lại ở bộ phận trực tiếp đào tạo và gửi 1 bản đến Tổ Đào Tạo.
  • Tự đào tạo:

Cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp sẽ tự mình đào tạo, để nâng cao trình độ, kỹ năng thông qua nguồn tài liệu lưu trữ ở thư viện của doanh nghiệp.

quy trình đào tạo là gì

CNV tự nâng cao trình độ của mình thông qua nguồn tài liệu của doanh nghiệp

  • Đào tạo với giảng viên, quản lý cấp cao:
    • Dựa trên nhu cầu đào tạo của từng phòng ban, bộ phận, Tổ Đào Tạo sẽ liên hệ với các giảng viên vững kiến thức chuyên môn, kỹ năng giảng dạy để soạn bài giảng và tham gia giảng dạy.
    • Các cán bộ, chuyên viên của doanh nghiệp có thể đăng ký giảng dạy. Danh sách này sẽ được doanh nghiệp cập nhật thường xuyên hoặc cập nhật mới định kỳ 6 tháng/ 1 lần. Trong trường hợp, các bộ phận tự đứng ra tổ chức đào tạo cho nhân viên bộ phận mình và bộ phận khác tham dự, cần phải làm phiếu đăng ký hướng dẫn – giảng dạy rồi gửi cho Tổ Đào Tạo trước thời gian tổ chức 1 tuần.

2.4.2 Nhiệm vụ đào tạo bên ngoài

  • Gửi CNV tham gia các khóa học được tổ chức bên ngoài:
    • Với mong muốn giúp đội ngũ CNV trong doanh nghiệp nâng cao trình độ chuyên môn, Tổ Đào Tạo đảm nhiệm việc liên hệ với bên ngoài để gửi CNV của doanh nghiệp mình thường xuyên tham gia các khóa học đào tạo, các buổi tập huấn, hội thảo hay tọa đàm,…

xây dựng quy trình đào tạo

Tham gia buổi tập huấn, hội thảo bên ngoài cũng là một cách để nâng cao trình độ cho CNV

  • Mời giảng viên về giảng dạy hoặc tổ chức khóa đào tạo ở ngoài doanh nghiệp: Dựa vào nhu cầu đào tạo của từng bộ phận, phòng ban, mà Tổ Đào Tạo sẽ có phương án về chương trình đào tạo phù hợp nhất. Đồng thời phải tìm kiếm được đơn vị đào tạo đáp ứng được tiêu chuẩn đề ra  của doanh nghiệp. Bao gồm:
    • Chương trình đào tạo cần phải phù hợp với nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp.
    • Đảm bảo về sự uy tín của đơn vị đào tạo và giảng viên.
    • Chương trình đào tạo cần phải mang lại hiệu quả cho CNV.
    • Chi phí và thời gian tham gia khóa học phải hợp lý.

2.5 Lựa chọn phương pháp đào tạo

Tổ Đào Tạo sẽ căn cứ vào nội dung của các khóa học để đề xuất phương pháp đào tạo hợp lý nhất cho các đơn vị đào tạo. Trong quy trình đào tạo bao gồm các phương pháp:

  • Thảo luận.
  • Giải quyết vấn đề.
  • Học lý thuyết.
  • Hoạt động ngoại khóa.
  • Chơi các trò chơi,…

các quy trình đào tạo

Có nhiều phương pháp đào tạo được sử dụng như thảo luận, chơi trò chơi,

2.6 Triển khai đào tạo

  • Tổ Đào Tạo sẽ chịu trách nhiệm chính về việc lên kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ tổ chức đào tạo, mời giảng viên. Đồng thời thông báo cụ thể tới từng bộ phận, phòng ban để tham gia khóa học. Mọi ý kiến liên quan đến khóa học đào tạo cần phải gửi về cho Tổ Đào Tạo trước 2 ngày khi khóa học diễn ra.
  • Với loại hình đào tạo nội bộ trong quy trình đào tạo, giảng viên cần chuẩn bị trước về tài liệu để gửi cho Tổ Đào Tạo trước thời gian diễn ra khóa học 5 ngày, để Tổ Đào Tạo trình lên cho Ban TGĐ duyệt và photo tài liệu phục vụ nhân viên tham gia khóa học. Trong trường hợp muốn ngừng giảng dạy, phải báo cho Tổ Đào Tạo trước 2 ngày khi diễn ra khóa học kèm theo biên bản giải trình lý do.
  • Với loại hình đào tạo mời giảng viên ở bên ngoài, sau khi thống nhất về chương trình đào tạo cho các phòng ban, bộ phận, Tổ Đào Tạo sẽ lập nên bản kế hoạch để trình lên Giám đốc Nhân sự và Ban TGĐ để phê duyệt.
  • Trong trường hợp nhân viên không thể tham gia khóa đào tạo, cần phải gửi đơn xin phép có sự xác nhận Trưởng Bộ Phận và gửi về cho Tổ Đào Tạo trước khi buổi học diễn ra.
  • Khi kết thúc khóa đào tạo, toàn bộ nhân viên tham gia học phải làm phiếu đánh giá về khóa học. Phiếu này được gửi về Tổ Đào Tạo để đánh giá, rút kinh nghiệm cho lần tổ  chức sau.
  • Với loại hình gửi CNV tham dự khóa đào tạo ở bên ngoài thì Tổ Đào Tạo chịu trách nhiệm việc liên hệ với đơn vị tổ chức, nội dung khóa học, thời gian, địa điểm, học phí. Sau đó trình lên để Giám đốc Nhân Sự và Ban TGĐ xét duyệt rồi mới gửi thông báo tới từng phòng ban liên quan.
  • Tổ Đào Tạo phải hỗ trợ các trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy. Đồng thời phải có trách nhiệm theo dõi, giám sát trong thời gian khóa học diễn ra. Nếu phát hiện có điều gì chưa phù hợp, cần phải báo ngay với giảng viên, Trưởng bộ phận để có những điều chỉnh kịp thời và hợp lý.
  • Toàn bộ thông tin về kế hoạch tổ chức lớp học đào tạo, chương trình đào tạo, số lượng CNV tham gia,… đều phải làm báo cáo gửi cho Giám đốc Nhân sự trước khi thực hiện.

quy trình đào tạo nhân viên mới

Quá trình đào tạo được triển khai dưới sự quản lý của Tổ Đào Tạo

2.7 Đánh giá hiệu quả

2.7.1 Đánh giá hành chính

  • Toàn bộ CNV tham gia khóa học đào tạo nội bộ hay khóa học mời giảng viên về dạy cần phải làm một bài kiểm tra khi kết thúc khóa học và nhận được giấy chứng nhận (trong trường hợp đạt yêu cầu).
  • Với loại hình đào tạo gửi nhân viên tham gia khóa học bên ngoài, CNV cần phải bàn giao tài liệu và giấy chứng nhận cho Tổ Đào Tạo sau khi kết thúc khóa học chậm nhất là 1 tuần.

2.7.2 Đánh giá dựa vào mục tiêu kế hoạch và kết quả đạt được

  • Sau khi hoàn thành khóa học 1 tuần, CNV tham gia đào tạo sẽ phải hoàn thành bảng kế hoạch ứng dụng sau đào tạo. Bản kế hoạch này sẽ được Trưởng Bộ phận hoặc cấp quản lý đánh giá và gửi cho Tổ Đào Tạo bản chính. Trong trường hợp bản kế hoạch không đạt hay CNV không làm kế hoạch gửi về cho Tổ Đào Tạo, sẽ phải bồi thường học phí cho doanh nghiệp vì không hoàn thành khóa học theo yêu cầu.
  • Nếu tham gia các buổi hội thảo, tập huấn và hội nghị hoặc các khóa đào tạo có thời gian ngắn, chỉ 1 buổi thì CNV cần phải làm báo cáo thu hoạch sau đào tạo. Trong báo cáo phải nêu rõ nội dung của buổi học, đánh giá về giảng viên giảng dạy, khả năng ứng dụng kiến thức được học vào trong thực tế, tính chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức khóa đào tạo,…

quy trình đào tạo nội bộ

Sau khi kết thúc khóa học, CNV phải làm bản kế hoạch, bài thu hoạch để đánh giá hiệu quả của khóa học

2.8 Cập nhật và lưu trữ hồ sơ

  • Tổ Đào Tạo chịu trách nhiệm chính trong việc cập nhật, lưu trữ lại toàn bộ các chứng từ, tài liệu có liên quan đến khóa học cũng như thông tin về CNV tham gia khóa học, các loại giấy chứng nhận và hồ sơ đào tạo để các bộ phận có liên quan trực tiếp lưu trữ.
  • Hồ sơ lưu trữ bao gồm: Kế hoạch đào tạo – huấn luyện, Phiếu đề nghị đào tạo – huấn luyện, Bản cam kết đào tạo – huấn luyện, Danh sách cán bộ, chuyên viên nội bộ đăng ký tham gia giảng dạy tại doanh nghiệp, Phiếu đăng ký HD – giảng dạy, Đơn xin phép vắng mặt, PĐGKH, Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo, Báo cáo thu hoạch sau đào tạo, Hồ sơ đào tạo cá nhân, Giấy chứng nhận.

Hy vọng với những thông tin mà bài viết này chia sẻ đã phần nào giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình đào tạo của doanh nghiệp. Từ đó có thể tuân thủ theo quy trình, để tạo nên một bản kế hoạch đầy đủ, chi tiết nhất.