Quy trình đào tạo nội bộ hợp lý và khoa học là tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải cơ quan, tổ chức nào cũng xây dựng được hệ thống phù hợp và đạt hiệu quả cao. Điều này dẫn đến tình trạng lãng phí và giảm chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình đào tạo nội bộ chi tiết nhất!
Nội dung bài viết:
1. Đào tạo nội bộ là gì?
Rất nhiều người vẫn chưa hiểu đúng về ý nghĩa của đào tạo nội bộ và cho rằng việc này hoàn toàn không cần thiết. Họ cho rằng chỉ cần chỉ dẫn công việc (on-job training) cho nhân viên trong vài ngày là có thể thực hiện được.
Đào tạo nội bộ là quy trình cần diễn ra thường xuyên trong công ty.
Tuy nhiên, trên thực tế, quy trình đào tạo nội bộ không chỉ là onboarding mà còn là một chiến lược dài hạn. Tất cả góp phần xây dựng nên một đội ngũ nhân lực tinh nhuệ và đồng đều. Theo đó, một số đối tượng tham gia vào quá trình đào tạo này bao gồm: nhân viên mới được tuyển dụng, người đang đi công tác cùng với đội ngũ quản lý ở các cấp.
Chính vì vậy, đào tạo nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với các cấp quản lý. Theo một số nghiên cứu, nếu như doanh nghiệp có văn hóa đào tạo mạnh mẽ và đặt ra kế hoạch phát triển nhân sự một cách bài bản thì sẽ hoạt động rất hiệu quả. Cụ thể như sau:
- 46% các doanh nghiệp đã nâng cao cơ hội tiên phong trên thị trường.
- 37% đã gia tăng hiệu suất làm việc.
- 58% doanh nghiệp tăng khả năng đáp ứng các nhu cầu trong tương lai.
Đào tạo nội bộ có ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của công ty.
Mặc dù mang lại rất nhiều lợi ích khác nhau nhưng một số doanh nghiệp ở nước ta vẫn còn gặp phải một số khó khăn, cũng như rào cản trong đào tạo nhân sự nội bộ. Có thể kể đến như:
- Thiếu những nhân sự nhận nhiệm vụ đào tạo có chuyên môn cao.
- Không đề ra được kế hoạch, cũng như quy trình đào tạo một cách bài bản.
- Nguồn nhân sự không nhận thức vai trò của đào tạo nên không tham gia tích cực.
- Tài chính không nhận được quan tâm đúng mức.
2. Các hình thức đào tạo nội bộ
Hiện nay, một số hình thức đào tạo nội bộ mang lại hiệu quả thường được sử dụng như:
2.1 Internal session – Buổi họp nội bộ định kỳ
Buổi họp nội bộ định kỳ là hình thức đào tạo dựa trên những buổi gặp mặt trong toàn doanh nghiệp hay theo một nhóm. Thông thường sẽ được diễn ra theo định kỳ tuần, tháng, quý,…
Một buổi đào tạo nội bộ định kỳ cho team 3-4 người.
Quá trình này mang lại rất nhiều lợi ích, giúp cho cá nhân nâng cao năng lực. Đồng thời rèn luyện một số kỹ năng mềm, và khả năng phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Doanh nghiệp thường sử dụng hình thức Internal session để đào tạo về một chủ đề hay một kỹ năng cụ thể nào đó mà các nhân viên cần phải biết.
2.2 On-job training – Đào tạo qua công việc
Đối với hình thức này, nhân viên sẽ được đào tạo thông qua quá trình học hỏi từ thực tế. On-job training phải đảm bảo điều kiện về thời gian riêng cho người hướng dẫn và nhân viên, để không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Hình thức này thích hợp với một số công việc có tính thực hành cao.
2.3 Mentorship – Kèm cặp
Mentorship là hình thức đào tạo theo dõi, hướng dẫn cũng như hỗ trợ kịp thời cho nhân viên. Người hướng dẫn sẽ kèm cặp, giúp truyền đạt kiến thức và kỹ năng đến những người còn ít kinh nghiệm.
Mentorship là hình thức đào tạo mang lại hiệu quả cao.
3. Quy trình đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp
Sau khi đã tìm hiểu và nắm được một số thông tin cơ bản về quy trình đào tạo nội bộ, bạn có thể thực hiện theo 3 bước sau để đạt được hiệu quả cao nhất.
3.1 Tìm hiểu về nhu cầu đào tạo nội bộ
Đây là một trong những điều kiện đầu tiên để xây dựng quy trình đào tạo nội bộ. Xác định đúng nhu cầu sẽ giúp việc xây dựng đạt hiệu quả cao nhất. Theo đó, quá trình này cần phải được dựa trên các cơ sở khác nhau:
Nhu cầu của doanh nghiệp
- Chuẩn bị bù đắp kỹ năng nhân viên còn thiếu.
- Chuẩn bị cho nhân viên thực hiện các trách nhiệm cũng như nhiệm vụ mới, nếu có sự thay đổi trong cơ cấu, mục tiêu, pháp luật, công nghệ và chính sách.
- Hoàn thiện các khả năng cho nhân viên để thực hiện tốt công việc hiện tại và tương lai.
Nhu cầu của cá nhân
Bên cạnh các nhu cầu của doanh nghiệp thì quá trình đào tạo nội bộ còn dựa vào trình độ, kỹ năng cũng như kiến thức của nhân viên. Trên thực tế, việc đào tạo cũng như phát triển nguồn nhân lực phải trả lời được những câu hỏi sau:
- Những kiến thức, kỹ năng nào cần được đào tạo, phát triển?
- Thời gian thực hiện cụ thể là khi nào?
- Địa điểm thực hiện ở đâu?
- Số lượng người cần để thực hiện là bao nhiêu?
Cần xác định những kỹ năng làm việc cần thiết mà nhân viên đang thiếu.
3.2 Xác định mục tiêu đào tạo rõ ràng
Mục tiêu đào tạo cần được xác định rõ ràng, nhằm cụ thể hóa các trang bị cần thiết cho nhân viên và lợi ích mà doanh nghiệp có thể thu về. Ví dụ như:
- Kỹ năng, kiến thức trình độ cần đạt được sau đào tạo.
- Số lượng cần đào tạo, cơ cấu của học viên.
- Thời gian thực hiện đào tạo.
3.3 Triển khai đào tạo nội bộ
Quá trình triển khai đào tạo nội bộ sẽ bao gồm các bước: lập kế hoạch, chọn phương án và thực hiện triển khai.
Lập kế hoạch đào tạo nội bộ
Kế hoạch đào tạo nội bộ sẽ bao gồm 2 nội dung.
Thứ nhất là, lựa chọn ra đối tượng để đào tạo, phát triển. Đây là quá trình xem xét và lựa chọn ra nguồn nhân viên để thực hiện đào tạo.
Thứ hai là xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ cụ thể. Bao gồm các bước như sau:
- Bước 1: Kiểm tra sự khác nhau trong phạm vi công việc. Đồng thời nghiên cứu phạm vi công việc nhân viên sẽ thực hiện sau khi kết thúc khóa học đó.
- Bước 2: Kiểm tra các kỹ năng cần thiết theo yêu cầu công việc.
- Bước 3: Kiểm tra nội dung phù hợp với thiết bị và công việc hay không.
- Bước 4: Kiểm tra đầu vào nhân viên để tiến hành đào tạo.
- Bước 5: Kiểm tra, xây dựng quy trình đào tạo cụ thể, phù hợp với phương pháp học.
- Bước 6: Lập kế hoạch để đánh giá, đồng thời đưa kết quả hướng đến độ chính xác cao nhằm cải tiến hơn nữa.
Lựa chọn phương án đào tạo nội bộ
Sau lập kế hoạch đào tạo là bước tiến hành lựa chọn phương án đào tạo, đảm bảo phù hợp với đặc điểm loại hình và văn hóa. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần xem xét yêu cầu và đối tượng cụ thể để đưa ra lựa chọn hợp lý.
E-learning là hình thức đào tạo được sử dụng rộng rãi hiện nay.
Hiện nay, trình độ khoa học công nghệ ngày càng phát triển, các hình thức truyền thống không còn được áp dụng nhiều. Thay vào đó là các cách học mới lạ như thông qua video, dựng hoạt cảnh, slideshow, Gamifications/Serious Games,… Tất cả nhằm khơi gợi sự hứng thú và chủ động học tập của học viên và mang đến hiệu quả cao nhất.
Tổ chức thực hiện đào tạo nội bộ
Khi đã lựa chọn chương trình đào tạo, doanh nghiệp sẽ bắt đầu tiến hành tổ chức thực hiện. Nếu như kết quả mang lại tốt thì chất lượng nhân viên sẽ được nâng lên. Tuy nhiên, đây là công việc đòi hỏi phải tập trung nhiều kinh phí cũng như trí tuệ, nếu thực hiện không tốt thì sẽ gây lãng phí rất lớn.
3.4 Đánh giá chương trình đào tạo nội bộ
Khi kết thúc chương trình đào tạo, việc đánh giá rất cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp nắm rõ trình độ chuyên môn, quản lý cũng như khả năng làm việc của nhân viên trước và sau khi đào tạo. Tất cả góp phần mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc đánh giá còn giúp phát hiện ra những sai sót cần phải khắc phục và đưa ra biện pháp cải tiến chương trình đào tạo kịp thời. Từ đó, hỗ trợ phát triển nhân lực phục vụ các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp.
Cần tiến hành đánh giá sau đào tạo để lên kế hoạch cải thiện quy trình.
Để chương trình đào tạo nội bộ đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần phải đảm bảo một số yêu cầu như sau:
- Tiến hành khảo sát nhân viên sau khóa học, kết hợp quan sát kết quả học tập để đánh giá hiệu quả chương trình. Từ đó, rút ra kinh nghiệm, và có giải pháp thay đổi một cách hợp lý nhất.
- Xây dựng chỉ tiêu đánh giá hiệu quả dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh; kế hoạch hóa nhân lực; tính khả thi về mặt tài chính; thời gian và nhân lực trong quá trình đào tạo.
- Tổ chức quản lý lao động: Doanh nghiệp cần phải thành lập bộ phận thực hiện công tác đánh giá và giám sát các khóa đào tạo nội bộ, phát triển nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải có kế hoạch sử dụng lao động sau khi kết thúc đào tạo một cách hợp lý, nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh.
Một quy trình đào tạo nội bộ có bài bản và mang lại hiệu quả cao chính là yếu tố quan trọng để phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, góp phần vào thành công của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin từ bài viết trên đây đã giúp bạn bỏ túi một số thông tin hữu ích để xây dựng quy trình đào tạo cho riêng công ty mình!}
